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Informes personalizados y precisos en tiempo real

Publicado el 8 de octubre de 2019 en Tecnología por Raquel González Cimas.

¿Dónde están tus datos?

Todas las empresas, independientemente del sector en el que operan, registran datos de su actividad. Esta información puede ser de diferente naturaleza: económica, administrativa, legal… y el objeto de recoger estos datos también lo es: cumplir con la normativa, obtener cifras de negocio, registrar la actividad de los empleados, hacer balances…

Sin embargo, no todas las empresas lo hacen del mismo modo. España se sitúa por debajo de la media europea en transformación digital y aún son muchas las organizaciones que registran la información en hojas de cálculo o procesadores de texto y la almacenan en equipos individuales.

Este hecho, además de comprometer la seguridad de los datos (los equipos pueden dañarse, hackearse o perder información por un error humano), también dificulta enormemente su acceso, que queda restringido al usuario del equipo. Por estos motivos es importante almacenar la información en un servidor que la mantenga a salvo, haciéndola trasparente para las personas autorizadas e inaccesible para el resto. Esto adquiere aún más valor, cuando la información está contenida en la nube.

Ilustración sobre los informes

Los datos generan nuevos datos

Una vez que la información está disponible en una base de datos digital, el paso lógico es explotarla para obtener nuevos resultados. Los datos poseen valor en sí mismos, pero su valor se multiplica exponencialmente cuando los enfrentamos y los comparamos para generar nuevos valores.

Pongamos un ejemplo: tu empresa dispone de un sistema para el registro horario de los empleados. Esto te permite consultar la hora de entrada y salida de un determinado trabajador, sin embargo, enfrentando los datos, podrías obtener información aún más valiosa como cuántos trabajadores están operativos en un determinado momento, segmentar tu consulta por perfiles, estudiar el absentismo, comparar las cifras con las de periodos anteriores, acceder a gráficas de evolución… el abanico de consultas puede ser tan amplio como lo sea tu base de datos.

Informes personalizados

Si extrapolamos esta posibilidad a todas las áreas de la organización, puedes extraer informes personalizados con datos relevantes para la toma de decisione.

Utilizando un cuadro de mando adecuado puedes consultar los datos actualizados de forma muy visual y exportar informes personalizados utilizando los filtros y criterios de búsqueda que necesites. También puedes determinar indicadores que identifiquen objetivos o metas y consultar la progresión en cada momento.

Algunas ventajas:

  • Utilizan los datos más actualizados.
  • Permiten ahorrar tiempo y costes de gestión, mejorando la eficiencia administrativa.
  • Optimizan el rendimiento de la información existente.
  • Facilitan la toma de decisiones.
  • Mejoran los procesos de recuperación de la información.
  • Son fácilmente actualizables.
  • Ofrecen una gran flexibilidad en la forma de mostrar la información.
  • Permiten segmentar los datos en base a diversos criterios.